REVOLUCIÓN. ACTUALMENTE ES UNO DE LOS REVOLUCIÓN. ACTUALMENTE ES UNO DE LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN
- Un sencillo y corto correo puede ser suficiente para entablar contacto
- Cuide mucho la forma de expresarse mediante este medio
Nadie duda de la importancia que tiene desarrollar una comunicación efectiva en cualquier tipo de relación. El mensaje no es un elemento aislado sino un conjunto de circunstancias.
A los problemas que dificultan cualquier comunicación interpersonal directa, se añaden otros cuando la comunicación se realiza a través de algún sistema intermediario como teléfono, papel (cartas), correos electrónicos, entre otros.
El correo electrónico o e-mail en poco se diferencia o se debería diferenciar del correo postal. Existen algunas recomendaciones básicas que ayudan a que el correo electrónico consiga que el mensaje llegue de la forma más clara y objetiva posible.
Algunos consejos a tener en cuenta son:
l La primera norma de cualquier texto escrito, se resume, en la palabra nemotécnica inglesa KISS (Keep it simple and short), es decir: "hazlo sencillo y corto". Las frases demasiado largas o complejas dificultan el entendimiento. El uso lógico de puntos, punto y coma y dos puntos facilitan la lectura y su comprensión.
l Mucho cuidado con puntuar correctamente, no olvidemos que una coma mal situada o un punto incorrecto puede cambiar completamente el significado de una frase.
l Si tenemos que enviar mucha información es mejor crear documentos adjuntos o links (accesos a otras páginas desde donde obtener la información), a fin de facilitar su manejo.
l El texto ha de ser claro, es decir, deben evitarse las abreviaturas como en el caso de los mensajes a través de celulares y hacer frases completas.
l Es importante cuidar tanto el lenguaje como la tipografía.
l Actualmente, se puede acceder a gran cantidad de decoración, fondos, emoticones, viñetas. De usarse, deben estar en concordancia con el mensaje.
l La utilización de mayúsculas, salvo en los casos en los que la gramática obliga, reflejan exaltación o elevación del tono de voz.
l Al redactar, es importantísimo que cuidemos mucho la forma de expresarnos y repasar el texto, poniéndonos en "la piel" del destinatario.
l Las normas de cortesía utilizadas en la correspondencia tradicional deben mantenerse en el correo electrónico.
l El desarrollo y su forma también ha de ser el habitual: entrada, introducción, cuerpo o desarrollo, despedida o conclusión y firma, deben respetarse.
l Cuando contacte por primera vez con una persona, es muy importante decir la razón por la cual le escribe, cómo ha conseguido su e-mail y que nos presentemos de la forma más clara posible.
l A fin de que el receptor sepa quién se dirige a él, siempre ha de firmarse el correo electrónico con el nombre y uno o dos apellidos (según la costumbre), datos de la empresa, si procede, y al menos, un teléfono y/o dirección de e-mail de contacto. En total, los datos personales o profesionales no deben exceder de 4 o 5 líneas.
l Tengamos en cuenta que los datos de cualquier persona, esto incluye su nombre y correo, son propiedad del interesado y no se pueden utilizar sin justificación.
l No es aconsejable, en el caso de correos que tienen varios reenvíos, que se conserve el histórico completo, es decir, mantener todos los textos y las contestaciones de los e-mails anteriores.
l El uso del correo electrónico ha facilitado enormemente el trabajo de envío de información, pero no es aconsejable siempre. En el caso del envío de invitaciones u otras acciones más formales o solemnes, sigue siendo más apropiado, sin lugar a dudas, el envío de la invitación en papel.
